Privacyverklaring
Het Byzantijnskoor Drenthe
Vastgesteld door het bestuur op 2 september 2026 · gepubliceerd 7 september 2026
Kort samengevat
Wij verwerken persoonsgegevens om de website te laten werken, formulieren af te handelen en het lidmaatschap te organiseren. Wij verkopen geen gegevens. Ledengegevens staan in een besloten portaal. Bezoekersstatistieken meten wij met eigen Matomo-software (paragraaf 9.2), niet met Google Analytics. Vragen? Mail secretaris@byzantijnskoordrenthe.nl.
1. Wie zijn wij?
Het Byzantijnskoor Drenthe (hierna: BKD, “wij”) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via onze website en in het kader van het lidmaatschap.
KvK-nummer: 04075409
Contact over privacy: secretaris, secretaris@byzantijnskoordrenthe.nl.
Technische vragen over de website: webmaster@byzantijnskoordrenthe.nl.
2. Voor wie geldt deze verklaring?
- bezoekers van de website;
- mensen die een formulier invullen (contact, reservering, CD-bestelling, interesse in meezingen);
- (kandidaat-)leden en oud-leden met een account of profiel in het ledensysteem.
3. Welke gegevens verwerken wij?
3.1 Website en formulieren
| Situatie | Voorbeelden van gegevens |
|---|---|
| Contactformulier | Naam, e-mail, telefoon (optioneel), bericht, type vraag |
| Concert- of workshopreservering | Naam, e-mail, telefoon (optioneel), aantal, bericht |
| CD-bestelling | Naam, e-mail, telefoon (optioneel), bestelling, aantal, adres/opmerking |
| Zing mee / interesse lidmaatschap | Naam, e-mail, telefoon (optioneel), stemvoorkeur, bericht |
| Technisch / beveiliging | Beperkte serverlogs (tijdstip, IP-adres, opgevraagde pagina), sessie bij inloggen |
3.2 Ledenportaal (alleen (kandidaat-)leden)
Onder meer: account (gebruikersnaam, e-mail), naam, adresgegevens, telefoon, geboortedatum (o.a. jarigen), stemgroep, rollen/functies, lidmaatschapsstatus, optioneel profielfoto en of die op de openbare site mag worden getoond. Bij oud-leden: archiefstatus zonder presentatie als actief lid.
3.3 Media
Op de website kunnen groepsfoto’s, concertbeelden en videofragmenten staan. Die beelden zijn niet bedoeld voor herpublicatie elders zonder toestemming van BKD.
4. Doelen van de verwerking
- de website laten functioneren en beveiligen;
- berichten, reserveringen, bestellingen en aanmeldingen afhandelen;
- lidmaatschap en koororganisatie ondersteunen (administratie, communicatie, repetitie- en concertpraktijk);
- geaggregeerd inzicht in websitegebruik om content en vindbaarheid te verbeteren (Matomo, paragraaf 9.2);
- wettelijke verplichtingen naleven, voor zover van toepassing.
Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor commerciële marketing aan derden.
5. Rechtsgrondslagen (AVG)
| Grond | Voorbeelden |
|---|---|
| Overeenkomst (of stappen vóór een overeenkomst) | Lidmaatschap, CD-bestelling, reservering |
| Gerechtvaardigd belang | Sitebeveiliging, algemene contactvragen, interne organisatie, technische logs, geanonimiseerde bezoekersstatistieken (Matomo) |
| Toestemming | Bijvoorbeeld bepaalde openbare foto’s; tracking die toestemming vereist (thans niet van toepassing) |
| Wettelijke verplichting | Alleen indien en voor zover van toepassing |
Bij gerechtvaardigd belang mag je bezwaar maken (zie paragraaf 11).
6. Delen van gegevens
Alleen als dat nodig is, bijvoorbeeld:
- met bestuursleden of functionarissen die de aanvraag of het lidmaatschap afhandelen;
- met onze hosting- en technische dienstverlener (ProjectQi; server in de EU), die gegevens in opdracht van ons verwerkt;
- als de wet ons daartoe verplicht.
Gegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.
Niet van toepassing: Jimdo Creator Statistics, Google Analytics en Google reCAPTCHA zoals op de oude website. Bezoekersstatistieken lopen via eigen Matomo-software (paragraaf 9.2).
7. Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig.
| Categorie | Termijn |
|---|---|
| Contact- en aanmeldformulieren | Max. 12 maanden na afronding, tenzij langer nodig voor een lopende zaak |
| CD-bestellingen / reserveringen | Zolang nodig voor afhandeling plus redelijke administratie (in beginsel tot 2 jaar) |
| Actieve leden | Zolang het lidmaatschap loopt |
| Oud-leden (archief) | Beperkte set, tot verzoek om wissing, tenzij een legitieme archiefnoodzaak |
| Technische logs | Zo kort mogelijk (weken tot enkele maanden) |
| Foto’s/video’s op de site | Zolang relevant, of tot intrekking van toestemming / een gegrond verzoek |
| Bezoekersstatistieken (Matomo) | Geaggregeerde, geanonimiseerde statistieken volgens de Matomo-instellingen; geen onnodig lange ruwe logs |
8. Beveiliging
Passende maatregelen, passend bij een verenigingswebsite, waaronder een beveiligde verbinding (HTTPS), toegangsbeperking tot het ledenportaal, geen openbare publicatie van telefoonnummers of adressen van leden op de publieke site, en beperking van wie in de administratie wat mag zien.
Geen systeem is 100 % veilig; bij een incident handelen wij zorgvuldig en informeren wij waar dat moet.
9. Cookies, tracking en bezoekersstatistieken
9.1 Functioneel en lettertypes
- Wij gebruiken functionele technieken die nodig zijn voor de werking van de site (bijvoorbeeld de inlogsessie in het ledenportaal).
- Wij gebruiken geen Google Analytics, Jimdo-statistieken of vergelijkbare marketing-tracking.
- Er is geen cookiebanner nodig voor puur functionele sessies, zolang er geen niet-noodzakelijke trackingcookies zijn.
- Voor de vormgeving laden wij lettertypes via Google Fonts. Daarbij kan Google het IP-adres van de bezoeker zien. Dat is geen bezoekersanalyse door ons.
9.2 Bezoekersstatistieken: Matomo
Wij meten bezoek (paginaweergaven, herkomst, veelbezochte pagina’s) met self-hosted Matomo op een eigen server in de EU (analytics.projectqi.nl), niet met Google:
- IP-adressen worden geanonimiseerd (gemaskeerd, minstens de laatste twee bytes);
- geen trackingcookies (
disableCookies); - geen verkoop van data; gegevens onder regie van BKD / de technische beheerder, verwerking in de EU.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (AVG art. 6 lid 1 sub f), zolang de inrichting privacyvriendelijk blijft zoals hier beschreven. Als de inrichting later cookies of profilering vereist die toestemming vragen, passen wij de site en deze verklaring aan.
Ingangsdatum: 7 september 2026.
Controle of de site online is (uptime) is technische bewaking, geen analyse van bezoekersgedrag.
9.3 SEO (los van persoonsgegevens)
Technische SEO (titels, sitemap, Search Console) verwerkt geen persoonsprofielen van bezoekers op de manier van marketing-tracking. Indexering door zoekmachines volgt hun eigen beleid.
10. Media en hergebruik
Beelden en video’s op de website zijn bedoeld om een indruk te geven van het koor. Zonder uitdrukkelijke toestemming is het niet toegestaan om informatie of beelden van deze website elders te publiceren of te verspreiden.
11. Jouw rechten
Je hebt onder de AVG (onder voorwaarden) recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, bezwaar (onder meer bij gerechtvaardigd belang), dataportabiliteit waar van toepassing, en intrekking van toestemming als de verwerking daarop berust.
Verzoek: via het privacycontact in paragraaf 1. Wij reageren in beginsel binnen de wettelijke termijn.
Klacht: Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen bij wijzigingen in de website, wetgeving of werkwijze. De actuele versie staat op deze pagina met de datum van de laatste update.